Omówienie podstawowych zasad RODO
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wprowadza szereg zasad, które firmy muszą przestrzegać podczas przetwarzania danych osobowych. Poniżej przedstawiamy kluczowe zasady RODO, które każda firma powinna znać i stosować.
1. Zasada legalności, rzetelności i przejrzystości
Przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste dla osób, których dane dotyczą. Oznacza to, że firmy muszą jasno informować osoby o tym, w jaki sposób ich dane są przetwarzane, na jakiej podstawie prawnej oraz w jakim celu.
Przykład
Firma musi poinformować klientów, że ich dane będą używane do celów marketingowych i uzyskać na to wyraźną zgodę.
2. Zasada ograniczenia celu
Dane osobowe powinny być zbierane wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach oraz nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
Przykład
Jeśli firma zbiera dane klientów do celów realizacji zamówień, nie może ich później używać do celów marketingowych bez dodatkowej zgody klientów.
3. Zasada minimalizacji danych
Przetwarzane dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne w stosunku do celów, w których są przetwarzane.
Przykład
Jeśli firma zbiera dane do rejestracji na newsletter, powinna ograniczyć się do zbierania tylko adresu e-mail, a nie zbierać dodatkowych, niepotrzebnych informacji.
4. Zasada prawidłowości
Dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Należy podjąć wszelkie rozsądne kroki, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w kontekście celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane.
Przykład
Firma powinna regularnie aktualizować dane kontaktowe swoich klientów, aby uniknąć wysyłania informacji na nieaktualne adresy.
5. Zasada ograniczenia przechowywania
Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są przetwarzane.
Przykład
Jeśli dane klientów są przechowywane wyłącznie do celów księgowych, powinny być usunięte po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach podatkowych.
6. Zasada integralności i poufności
Dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo tych danych, w tym ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, przy użyciu odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
Przykład
Firma powinna stosować szyfrowanie danych oraz systemy zabezpieczeń, aby chronić dane klientów przed nieautoryzowanym dostępem.
7. Zasada rozliczalności
Administrator danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich powyższych zasad i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie.
Przykład
Firma musi być w stanie przedstawić dokumentację i dowody na to, że przestrzega wszystkich zasad RODO, np. polityki prywatności, rejestr czynności przetwarzania, zgody na przetwarzanie danych.
Jak AMLEX wspiera firmy w zgodności z zasadami RODO?
Platforma AMLEX oferuje zaawansowane narzędzia wspierające firmy w ochronie danych osobowych i zgodności z przepisami RODO. Dzięki modułom RODO, AML oraz Sygnalista, AMLEX zapewnia:
- Zarządzanie zgodnością: Narzędzia pomagające firmom spełniać wymogi przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
- Bezpieczne przechowywanie danych: Rozwiązania zapewniające bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych.
- Monitorowanie i audyt: Funkcje umożliwiające regularne monitorowanie i audytowanie praktyk związanych z ochroną danych osobowych.
Skorzystanie z platformy AMLEX to gwarancja skutecznego zarządzania ochroną danych osobowych oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Aby dowiedzieć się więcej o funkcjach AMLEX, odwiedź funkcje i ceny AMLEX i skorzystaj z bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego.
Podsumowanie
Zasady RODO są fundamentem ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej. Firmy muszą przestrzegać tych zasad, aby zapewnić zgodność z przepisami, chronić dane swoich klientów i budować zaufanie. Dzięki zaawansowanym narzędziom oferowanym przez platformę AMLEX, firmy mogą skutecznie wdrażać i utrzymywać zgodność z RODO, minimalizując ryzyko naruszeń i kar.